Regnskapet er ikke problemet.
Bilagene er.
Finner bilagene, purrer på dem som mangler, og sender alt ferdig sortert videre.
Dette gjør den.
- 01
Henter inn bilagene
Fra e-post, portaler og vedlegg, riktig merket og sendt til bilagsmottaket.
- 02
Purrer på det som mangler
Internt på kvitteringer, og høflig hos kunder med forfalte fakturaer.
- 03
Kontrollerer fakturaer
Mot ordre og avtalt pris, og flagger avvik før noen betaler.
- 04
Holder fristene
Mva, a-melding og terminer, varslet i god tid og med underlaget klart.
Dette jobber den med.
Den får tilgang på lik linje med en ny ansatt, i systemene dere allerede bruker. Ikke mer enn jobben krever.
- Inngående og utgående fakturaer
- Bilag og kvitteringer
- Ordre og avtaler
- Felles postkasser som post@ og faktura@
- Timelister og reiseregninger
En vanlig sak.
Illustrert eksempel
· InnboksenFakturaen kommer klokka 06.12.
Den leser vedlegget, ikke bare e-posten. Beløp, forfall og hva det gjelder hentes ut, og den kobler fakturaen til bestillingen dere gjorde 4. mars.
· Din administrasjonsassistent
Faktura fra Nordvest Rør, 38 400 kroner. Den hører til bestillingen fra 4. mars.
Til
UtkastVedlagt faktura for arbeid utført i mars. Betalingsfrist 14 dager. Ta kontakt ved spørsmål.
faktura-4471.pdf · lest og tolket
Vennlig hilsen
· din kollega38 400 kr · forfall 28. mars · knyttet til ordre 1182
Wybe tar saken videre i Outlook
· KontrollenBeløpet stemmer ikke med det dere avtalte.
Materiell er 4 200 kroner høyere enn ordren. Wybe godkjenner ingenting og betaler ingenting. Den legger tallene ved siden av hverandre og ber noen se på det.
· Din administrasjonsassistent
Den er 4 200 kroner høyere enn ordren på materiell. Jeg godkjenner ingenting før noen har sett på den.
AvvikLeverandørfaktura
- Fakturanummer
- Forfall
- Arbeid, 24 timer
- Materiell
Avvik på 4 200 kr mot ordre 1182
Ingenting godkjent. Ingenting betalt.
Wybe tar saken videre i Tripletex
· OppfølgingenPurrer på bilagene som mangler.
Det er dette regnskapsføreren ellers fakturerer timer for. Wybe spør den som brukte kortet, og spør igjen, uten at noen må minne den på det.
· Din administrasjonsassistent
Tre kortbetalinger mangler fortsatt kvittering. Jeg spør på nytt fredag hvis de ikke kommer.
Dato Beløp Ansvarlig Status 12. mars 1 240 kr Henrik Purret to ganger 14. mars 860 kr Ann Purret én gang 19. mars 3 410 kr Henrik Spurt i dag Purrer i arbeidstiden, aldri på kvelden, og aldri mer enn én gang om dagen.
Wybe tar saken videre i Teams
- · Leveransen
Sender alt videre ferdig sortert.
Regnskapsføreren får bilagene merket og komplette, og bruker timene sine på regnskap i stedet for å lete. Fristene er varslet i god tid.
· Din administrasjonsassistent
Alt er merket og sendt til regnskapsfører. Mva-fristen 10. april er lagt inn.
- Bilag sendt
- Flagget til gjennomgang
- Mangler kvittering
- Neste frist
Alle bilag har kontering foreslått
A-melding varslet 5. april
Wybe tar saken videre i Tripletex
Illustrert eksempel med ekte systemer. Hvilke som er aktuelle hos dere, avklarer vi før dere bestemmer noe, og vi sier fra med en gang hvis et system ikke lar seg koble til.
Passer for.
- Håndverk
- Butikk og netthandel
- Restaurant
- Transport
- Konsulent og byrå
- Eiendom
Regnskapsføreren fakturerer for timene de bruker på å etterlyse bilag. De timene forsvinner.
Alt den kan ta.
- Tar imot og setter over innkommende anrop
- Henter inn bilag fra e-post, portaler og vedlegg, og sender til bilagsmottaket riktig merket
- Purrer internt på manglende dokumentasjon: «du mangler kvittering på kortkjøp 12.03»
- Kontrollerer inngående faktura mot ordre og avtalt pris, og flagger avvik
- Følger opp forfalte kundefordringer med høflig purring
- Varsler om frister for mva, a-melding og terminer
- Klargjør timelister og reiseregninger
- Sorterer felles postkasser som post@ og faktura@
Snakk med Tom.
Tom er et menneske og vår salgssjef. Ring, send e-post, eller fortell oss jobben her, så ringer vi deg innen én arbeidsdag.
Head of Sales, Wybe
Digital salgskollega (KI), Wybe
Kåre er ikke et menneske, men en digital kollega som den vi leverer. Han svarer hele døgnet, forteller hva vi kan gjøre for dere, og gir beskjed til Tom.
Ring Kåre · 32 99 42 79